L’animation d’un évènement, aussi simple soit-il, peut vite devenir un casse-tête si on ne s’organise pas. Cette mission est souvent confiée à des professionnels. Mais rassurez-vous, l’animation évènement d’entreprise n’est pas qu’une affaire de spécialistes. Vous pouvez vous y lancer à condition d’avoir confiance en vous et de suivre certaines règles. Pour une animation qui marque les esprits, voici un guide pour vous.
Avant l’animation
Posez quelques questions préliminaires
Avant de vous mettre à l’
animation d’évènement, il vous faut savoir ce dans quoi vous vous lancez. Organisez pour cela une entrevue avec la personne ou l’entreprise qui organise l’évènement afin de délimiter avec elle le cadre de la manifestation. Comme ligne directrice, posez-lui quelques questions :
- quel est le public cible ?
- quel est le budget alloué à l’animation de l’évènement ?
- à quelle date aura-t-il lieu ?
- quels sont les messages à véhiculer ?
- quel est le programme dans les grandes lignes ?
Les réponses à ces questions vous donneront un aperçu clair de l’évènement et vous aideront à en faire une meilleure préparation.
Ayez une meilleure connaissance des principaux intervenants
Mieux vous connaissez ceux avec qui vous allez interagir, mieux vous saurez diriger votre animation évènement d’entreprise. L’idée est d’arriver le jour J à pouvoir parler d’eux en détails sans effort apparent. Si vous vous préparez par exemple pour l’animation de la soirée d’une entreprise, rendez-vous sur son site, lisez ses blog et demandez à la hiérarchie de vous faire un petit historique de la société. Pour rester dans le ton de la manifestation, demandez également à savoir s’il y a des sujets délicats à ne pas aborder pendant l’animation de l’évènement.
Choisissez un thème
Votre animation sera plus cohérente si elle a pour trame de fond un thème. Le thème aura aussi pour effet de relier toutes vos interventions. Tâchez donc d’en choisir un qui reflète réellement les objectifs de l’évènement. Il se peut que les chargés de l’organisation aient déjà choisi un thème. Essayez dans ce cas d’y adapter au mieux vos interventions.
Ne cédez pas à l’improvisation
Même si vous êtes sûr de vous être bien renseigné sur les organisateurs et sur tous les intervenants, ne vous laissez pas conduire par votre certitude pour céder à l’improvisation. Vous risqueriez soit de vous perdre dans vos idées, soit d’avoir des vides ou de prendre trop de temps. Prenez donc le soin de rédiger toutes vos introductions pour l’animation événement d’entreprise.
A chaque type de soirée, son animation
Le succès de l’animation événement dépendra aussi pour une grande part des activités qui auront été choisies. S’il s’agit par exemple de la soirée pour le lancement d’un produit, vous pouvez aller piocher des idées d’animations commerciales sur des sites comme
gataka.fr.
Le jour J
Passez tous vos préparatifs en revue
Rendez-vous sur les lieux de l’évènement quelques heures à l’avance et vérifiez que tout est en place. Faites un essai de la sonorisation, de l’éclairage et de l’audio-visuel. Assurez-vous d’avoir à vos côtés un technicien en prévoyance des cas de panne. Revoyez également l’ordre dans lequel les intervenants doivent passer et communiquez-le-leur afin qu’il n’y ait pas de blanc au cas où quelqu’un manquerait.
Soyez professionnel et usez de tact
Bien que l’animation événement d’entreprise ne soit pas votre travail, vous pouvez faire les choses comme un professionnel quand bien même il s’agirait d’un simple
after work. En premier, soignez votre apparence. Votre habillement doit être fonction du public cible. Ensuite, restez maître du temps. Ayez les justes mots pour interrompre une intervention qui devient trop longue.